Indkøringen af nye medlemmer og vedligeholdelse af eksisterende medlemmer har haltet en del for GTCs kassererfunktion i 2. halvår 2009. Mange nye medlemmer har måtte vente uger på en reaktion på ønske om indmeldelse. Tildels skyldes det en tung nuværende administrationspraksis – men også at skiftet til ny hjemmeside har taget meget af tiden.
For at smidiggøre medlemsadministrationen har GTCs bestyrelse undersøgt nogle nye alternativer. Og blandt flere forskellige løsninger er valget faldet på klubmodul.dk. GTC fik sammen med Ganløse Badmintonklub en demonstration i november, hvilket medvirkede til valget.
Klubmodul vil i GTC sammenhæng i første omgang kunne løse disse opgaver:
- Kontingentfornyelse for alle medlemmer for 2010 via betaling med dankort direkte på nettet – og alle er med det samme optaget på medlemslisten.
- Nem indmeldelse af nye medlemmer.
- Styring af Spinning via et holdbooking system.
- Styring af “bruttolister” med interesserede i cirkeltræning, løb, cykling, MTB, svømning mv.
- Trænere og instruktører kan nemt udsende epost eller SMS via klubmodul til et helt hold fx ved aflysninger eller flytning af mødested.
- Tilmelding til events, herunder evt. med dankortbetaling, fx til den kommende Tingsryd klubtur.
- Der er en simpel “shop løsning”, der vil lette medlemskøb af vores gode tilbud til medlemmerne.
Klubmodul.dk vil også muliggøre en videreudvikling af spinningstilbudet og det vil der blive set nærmere på til efterårssæsonen 2010.
Adgangsvejen til alt dette er, at hvert medlem – børn som voksne – skal have oprettet en profil. Det gør man selv en gang for alle når man fornyr kontingentet for 2010. Voksne skal også oprette profil for familiens børn og unge, hvis man indmeldes som hustand.
Vi har ikke nogen præcis dato endnu for at det nye medlemssystem er klar – men det forventes i uge 1 eller 2 af 2010. Vi skal lige have PBS godkendelsen på plads, så vi kan modtage dankort på nettet. Så indtil da skal medlemmerne forholde sig således:
- Har du allerede indbetalt GTC kontingent for 2010, så er det ok. Kassereren får jer ind i det nye system. Det gælder også bestyrelse, trænere og instruktører som har specialaftaler med foreningen.
- Har du ikke indbetalt GTC kontingent 2010 så vent på at det nye medlemssystem er klar. Alle orienteres pr. epost og hjemmesiden.
- Hvis ikke systemet er klar til forårssæsonen i spinning, så overføres eksisterende faste medlemmer i det “gamle holdstyringssystem”.
- Det nye booking system til spinning vil fungere på en anderledes måde og der skal nok instrueres nærmere i det når tid nærmer sig.
Jørgen Rasmussen planlægger med en demo-aften for bestyrelse, trænere og instruktører, som får adgang til nogle specielle sider så de kan styre deres hold (fx sms og epost).
